Bối cảnh: điểm nghẽn nằm ở nội bộ, không phải ở khách hàng
Doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm cho khối doanh nghiệp trong câu chuyện này từng có thời gian trung bình từ lúc khách hàng bày tỏ quan tâm đến lúc ký hợp đồng kéo dài hơn mong đợi. Khi rà soát lại quy trình, ban lãnh đạo nhận ra phần lớn thời gian không nằm ở việc khách hàng do dự, mà nằm ở các bước nội bộ: soạn thảo tài liệu đề xuất và chờ phê duyệt giá.
Mỗi khi có yêu cầu báo giá mới, nhân viên kinh doanh phải soạn một tài liệu đề xuất từ đầu, sau đó gửi cho quản lý phê duyệt mức giá, một quy trình có thể mất nhiều ngày nếu người phê duyệt đang bận hoặc đi công tác.
Giải pháp: chuẩn hóa tài liệu và phân quyền phê duyệt rõ ràng
| Điểm nghẽn | Giải pháp áp dụng |
|---|---|
| Soạn tài liệu đề xuất từ đầu mỗi lần | Mẫu tài liệu chuẩn theo từng loại khách hàng, chỉ cần điền thông tin cụ thể |
| Mọi đề xuất chờ một người phê duyệt | Phân quyền phê duyệt theo ngưỡng giá trị hợp đồng |
| Không rõ đề xuất đang chờ ai xử lý | Hệ thống theo dõi và nhắc nhở tự động khi đề xuất chờ quá lâu |
Cách triển khai cụ thể
- Xây dựng bộ mẫu tài liệu đề xuất chuẩn cho các loại khách hàng phổ biến nhất, giảm thời gian soạn thảo đáng kể.
- Phân quyền phê duyệt theo ngưỡng giá trị, hợp đồng nhỏ được phê duyệt nhanh bởi trưởng nhóm, chỉ hợp đồng lớn mới cần ban lãnh đạo.
- Thiết lập cảnh báo tự động khi một đề xuất chờ phê duyệt quá một khoảng thời gian nhất định.
“Tốc độ chốt hợp đồng không chỉ phụ thuộc vào mức độ thuyết phục của sale, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào việc quy trình nội bộ có đủ nhanh để hỗ trợ sale hay không.”
Kết quả ghi nhận sau khi triển khai
Thời gian trung bình từ lúc gửi báo giá đến lúc ký hợp đồng giảm đáng kể nhờ loại bỏ các khoảng trễ không cần thiết trong quy trình nội bộ, trong khi chất lượng tài liệu đề xuất vẫn được đảm bảo nhờ mẫu chuẩn đã qua kiểm chứng.
Xem thêm giải pháp đầy đủ tại Doanh nghiệp B2B.
Kết luận
Tham khảo bảng giá nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp tình trạng tương tự.