Case study Trung tâm tiếng Anh gộp kênh phụ huynh: Khi một gia đình liên hệ qua 3 kênh khác nhau cho 2 đứa con

Bối cảnh: một gia đình, hai con, ba kênh liên hệ khác nhau

Trung tâm tiếng Anh trong câu chuyện này có một gia đình phụ huynh có hai con cùng theo học ở hai lớp khác nhau. Người mẹ thường nhắn tin qua Zalo để hỏi lịch học, trong khi người cha thỉnh thoảng gọi điện trực tiếp để hỏi về học phí, và đôi khi cả hai cùng nhắn tin qua Fanpage khi có câu hỏi chung.

Với hệ thống quản lý rời rạc trước đây, trung tâm không nhận ra ba kênh liên hệ này đều thuộc về cùng một gia đình, dẫn đến tình trạng gửi thông báo học phí trùng lặp hai lần qua hai kênh khác nhau, hoặc bỏ sót thông báo lịch nghỉ lễ cho một trong hai kênh.

Giải pháp: gộp dữ liệu theo số điện thoại chính của gia đình

Trung tâm quyết định thiết lập hệ thống nhận diện các kênh liên hệ khác nhau của cùng một gia đình dựa trên số điện thoại chính được đăng ký khi nhập học, bất kể thành viên nào trong gia đình đang liên hệ qua kênh nào.

Cách triển khai cụ thể tại trung tâm

1. 1Yêu cầu xác nhận số điện thoại chính của gia đình khi đăng ký học cho bất kỳ con nào.
2. 2Liên kết mọi kênh liên hệ sau đó với hồ sơ gia đình dựa trên số điện thoại đã xác nhận.
3. 3Gửi thông báo quan trọng một lần duy nhất, chọn kênh phụ huynh thường phản hồi nhanh nhất.

“Một gia đình không nên bị xem như nhiều liên hệ rời rạc chỉ vì mỗi thành viên có thói quen dùng kênh liên lạc khác nhau.”

Kết quả ghi nhận sau khi triển khai

Tình trạng thông báo trùng lặp hoặc bỏ sót giảm hẳn sau khi gộp dữ liệu. Phụ huynh cũng cảm thấy được chăm sóc chu đáo hơn khi tư vấn viên nắm rõ thông tin của cả hai con mà không cần hỏi lại từ đầu mỗi lần liên hệ.

Xem thêm giải pháp đầy đủ tại Giáo dục & Đào tạo.

Kết luận

Tham khảo bảng giá nếu trung tâm của bạn cũng đang gặp tình trạng tương tự với các gia đình có nhiều con theo học.